Cutume Contabile

In literatura de specialitate exista doua concepte de conducere a contabilitatii.
 
  1. Contabilitate pe Jurnale, cu jurnale multiple: un concept care prevede ca toate documentele primare sunt impartite,dupa niste criterii comune,in anumite tipologii de documente. Documentele de un anumit tip sunt centralizate in jurnale,in mod cronologic,sunt totalizate si in final,fiecarui jurnal, i se asociaza o Nota Contabila. Notele Contabile astfel obtinute sunt sintetizate la nivelul Balantei de Verificare. Caracteristica de baza a jurnalelor este aceea ca operatiunile jurnaliere nu sunt dezvoltate la nivel de conturi corespondente.
  2. Contabilitate Maestru-Sah: un concept care prevede ca fiecarui document primar i se asociaza din capul locului o Nota Contabila.Aceste note contabile sunt centralizate cronologic Cont cu Cont intr’un centralizator pe conturi numit Registru Carte Mare,fie sunt inregistrate direct in Balanta de Verificare.
 
Corespunzator celor doua concepte de conducere a contabilitatii si programele informatice au modalitati diferite de prelucrare a datelor .
 
  1. Prelucrarea Progresiva – in care documentele primare sunt intr’o prima faza sortate si incadrate in tipologii de documente,dupa care sunt operate. Rezultatul prelucrarii sunt jurnale auxiliare pe tip de document primar,care valideaza si expliciteaza nota contabila rezultata in urma altor prelucrari.
  2. Prelucrare Paralela – in care documentele primare sunt transformate din capul locului in Note Contabile si sunt operate ca atare ,inpreuna eventual cu alte elemente descriptive ale operatiei.
Din aceasta baza de date, se obtin ulterior,pe baza de selectie de cont, diverse situatii,jurnale,registre obligatorii,balante de cont si de verificare.
 
Mai exista si alte sisteme,care amesteca cele doua tipuri de prelucrari …rezultatul fiind un sistem varza,greu de intretinut si inprevizibil.
 
Indiferent de modul de prelucrare al datelor, pentru orice program informatic, ramane valabila cutuma ca un document nu trebuie operat de doua ori in nicio circumstanta. .
 
Fiecare dintre modalitatile de prelucrare descrise mai sus,au avantaje si dezavantaje atunci cand sunt executate computerizat.
 
Prelucrarea progresiva se preteaza in special la unitatile cu volm mare de tranzactii,acolo unde preluarea datelor se face direct din fluxul de productie. (depozite laboaratoare,sectii). Exploatarea si verificarea preliminara la acest nivel se poate face de catre personalul lucrativ,fara sa fie nevoie de cunostinte de contabilitate sau training,motiv pentru care este o prelucrare economica. Un alt avantaj este acela ca depistarea eventualelor erori se face mult mai usor avaind in vedere ca la fiecare nivel al prelucrarii progresive se fac verificari de jurnale, iar sumele din jurnal, reproduc documentele primare,
 
Prelucrarea paralela se preteaza in special la unitatile cu volum mai mic de tranzactii,acolo unde exista personal cu cunostinte de contabilitate generala.(firme de contabilitate) si unde contabilitatea primara se realizeaza in alta parte. Un avantaj al Prelucrarii Paralele este acela ca utilizatorul poate intervenii direct asupra oricarui cont (prin nota contabila) fara sa fie obligat de a incadra operatia intr’un jurnal ,lucru care la Prelucrarea Progresiva nu se poate face decat direct la Balanta de Verificare. La Prelucrarea Paralela datorita faptului ca documentul primar “se sparge” in conturi corespondente verificarea operarii se face ceva mai dificil, si exista riscul “delirului contabil”, adica o ploaie de “regularizari” care nu prea “dau bine”.
 
Din punct de vedere tehnic la Prelucrarea Progresiva se utilizeaza principiul “Bazelor de Date Uniform Distribuite” care inseamna ca datele operate se regasesc in mai multe fisiere cu destinatie precisa in timp ce la Prelucrarea Paralela majoritatea datelor operate se regaseste intr’un singur fisier. Daca judecam din punct de vedere al securitatii datelor Prelucrarea Progresiva este avantajoasa pentru ca “nu toate ouale sunt sub aceiasi closca”. Daca judecam dupa simplitatea intretinerii bazelor de date, Prelucrarea Paralela este avantajoasa pentru ca are un numar restrans de fisiere care trebuiesc intretinute.
 
Generalitati despre Contabilitatea de Gestiune
 
Am constatat ca dupa 20 ani,de afaceri si capitalism,pentru multi confrati,contabilitatea de gestiune este inca o enigma,adica inca avem probleme in a definii o gestiune,si a stii ce operatii sunt permise,si care nu,in diverse tipuri de gestiuni. De aceea,sa clarificam acum,care sunt tipurile de gestiuni,cum se fac receptiile,cum se fac vanzarile,care sunt documentele justificative,cum se fac descarcarile si care sunt gafele frecvente.
 
Din punct de vedere contabil gestiunile sunt de doua feluri :
 
1. Gestiuni Cantitativ-Valorice
 
1.1 Receptia si evidenta stocului se face cantitativ/valoric la pret de achizitie
1.2 Vanzarea se face pe facturi si bonuri fiscale la nivel de analitic produs
1.3 Incasarea se face cash sau la termen in coditiile legii
1.3 Descarcarea gestiunii se face dupa metode consacrate FIFO,LIFO,CMP,NIFO
1.4 Documentele de evidenta contabila in acest caz sunt :
-Fisa de Reper (sau de produs)
-Balanta de Stocuri
-Registrul de Casa
1.5 Operatii Interzise intr’o gestiue cantitativ/valorica
– Este strict interzisa si gresita descarcarea gestiunilor Cantitativ/Valorice in baza coef K.
-O gestiune Cantitaiv-Valorica nu intocmeste Raport de Gestiune . Cine-l cere inseamna ca nu stie contabilitate sau nu a fost informat ca este o gestiune cantitativ-valorica.

2. Gestiuni Valorice
 
2.1 Receptia si evidenta stocului se face valoric la pret de raft (pret vanzare cu tva)
2.2 Vanzarea se face exclusiv pe bonuri fiscale
2.3 Incasarea se face obligatoriu cash/card .
2.4 Descarcarea gestiunii se face prin ponderarea vanzarii (monetarului sau “Z”-ului) cu coef K
2.5 Documentele de evidenta contabila in acest caz sunt :
-Raportul de Gestiune
-Registrul de Casa
2.6 Operatii interzise intr’o gestiune valorica
 
:Este strict interzis si gresita vanzarea pe factura cu plata la termen
dintr’o gestiune valorica. Vanzarea se face,repet,strict pe Bon Fiscal cu plata cash. Daca cineva doreste si factura alaturi de bonul fiscal,aceasta se complecteaza cu explicatia “Cv Bon Fiscal Nr…” si se trece doar valoarea Bonului Fiscal. (nu se complecteaza rubricatia tva). Aceste facturi nu se contabilizeaza si nu sunt raportate in D394.
 
– Este interzis si gresit este transferul intre gestiunile valorice. Totdeauna cand aveti mai mult de un magazin,este bine sa definiti un depozit virtual cantitativ-valoric in care se fac receptiile,si din care marfa pleaca prin trnsfer catre magazinele proprii sau se intorc (prin retur) pentru a fi redistribuite (eventual cu alt adaos) catre alte magazine.

Comentarii : Au aparut niste stereotipuri (lansate mai ales de softistii mai tinerei ) precum ca :

-orice gestiune condusa valorc este un magazin en_detail !!
-orice gestiune condusa cantitativ-valorc este un depozit en_gross.!!

GRESIT !!..GRESIT!!..GRESIT!! Trebuie sa stiti ca titulatura de “magazin” sau “depozit” nu dicteaza in niciun fel asupara modului in care este condusa contabilitatea de gestiune a unitatii respective,cu conditia sa se respecte regulile enuntate mai sus.
Cele mai bune exemple sunt supermarket-urile (Metro,CareFoor.Lidle..etc) care vand binemerci din aceeasi locatie atat en_gross cat si en_detail.Un magazin poate oricand sa lucreze Cantitativ-Valoric si aceasta evidenta este recomandata daca doriti sa vindeti pe factura si cu plata la termen sau in rate. Si invers…un depozit poate fi judecat Valoric daca vanzarea este incasata cash si modificarea preturilor se face pe nir-diferente pret.
 
Concluzie :
 
Asa cum v’am explicat alegerea modalitatii de conducere a gestiunii va apartine indiferent daca in autorizatia unitatii scrie “magazin” sau “depozit”. Desigur,conducerea valorica a gestiunii. este mai lejera din punct de vedere al contabilitatii,dar asa cum am vazut sunt cateva reguli care trebuiesc respectate. Pe de alta parte conducerea cantitativ/valorica a unei unitati reclama niste dotari (calculatoare,scanere,interfete cu casele de markat…etc) care sa permita descarcarea rapida (la nivel de produs) ,dotare pe care nu toata lumea si’o poate permite Nu de putine ori,in practica de zi cu zi,am vazut gestiuni,conduse cantitativ-valoric (in teren) si conduse valoric in contabilitate. Abia aici avem de’a face cu prostia. Asemenea “hibrizi”,sunt generatori de greseli si conduc la contabilitati confuze,”trase de par”,neclare. Evitati pe cat posibil astfel de situatii. Mai ales ca in curand,va devenii obligatoriu Manualul de Politici Contabile,unde va trebuii sa scrie fiecare contabil …ce face..si cum face (la fir de par) . Atunci sa vezi …..
 
Despre Coeficientului K (descarcare gestiuni valorice)
 
Si asupra coef K trebuie facute cateva observatii. Legea Contabilitatii spune clar si demult (inca din stadiu de proiect) ca ponderarea adaosului cu stocul valoric se face in conditiile in care valoarea monetarului (a vanzarii) nu poate fi explicitata sortimental. Orice casa de marcat moderna,poate scoate acum Raportul X care permite o lista centralizata a tuturor produselor vandute prin casa de marcat intre doua accesari.Daca cineva va vrea capul ,ia rola Raportului X,scrie pe margine preturile de achizitie din receptii,elimina tva-ul neexigibil si gata …iata ADAOSUL EXACT.Care adaos il compara cu adaosul calculat de dumneavoastra prin K. Credeti’ma ca in vecii vecilor nu vor coincide.Si cum K-ul influenteaza direct valoarea ct_607,recte ct_121,deci profitul. Din pacate lucrul acesta nu’l stiu numai eu ci si “organul”. Metoda este inca tolerata,dar nu se stie cat !
 
Descarcarea Gestiunilor Cantitativ Valorice
 
Descarcarea gestiunilor Cantitativ Valorice se face prin metode deja consacrate
respectiv FIFO,LIFO,CMP,NIFO. Cele 4 metode enumerate, sunt metode echivalente, in sensul ca,la epuizarea stocului, genereaza aceiasi cheltuiala de descarcare. Trebuie sa mentionez ca daca la primele doua metode descarcarea este “ban pe ban” la ultimile doua descarcarea este ponderativa si sunt oarecum asemanatoare Nu comentam primele 3 metode pentru ca prezumam ca sunt cunoscute.
Metoda NIFO este mai putin cunoscuta ,dar foarte utilizata in Europa,fiind cu adevarat “o metoda capitalista” si cea mai indicata atunci cand jocul preturilor este foarte activ, iar miscarile intre gestiuni este laborioasa,motiv pentru care o comentam putin. Metoda este pomenita des la nivelul CECCAR si la cursurile de perfectionare,dar la nivelul filialelor nu a fost suficient popularizata,cu toate ca este foarte simpla si in concordanta cu pricipiile enuntate in Directiva IV Europeana . I se reproseaza doar faptul ca prin actualizarea stocului la valoarea de piata ,”se pierde valoarea istorica a costurilor”.
Simplificat metoda consta in evaluarea intregului Stoc Remanent dintr’un lot (produse de acelasi fel) la nivelul Pretului Ultimei Intrari cu calculul (si inregistrarea) diferentelor de pret aferente.
Diferenta de pret se calculeaza numai cu ocazia receptiei de produse intr’o pozitie de stoc neepuizata si cu pret diferit decat cel din receptia ce urmeaza a fi operata.
 
Diferenta de pret se pot verifica pe Balanta de Stocuri cu formula :
 
Dif_pret=(Vsti+Vint-Vies) – Stoc_fin x u_pret unde :
 
Vsti -valoare stoc initial
Vint -valoare intrari
Vies-valoare iesiri
Stoc_fin-stoc cantitativ final
u_pret -ultimul pret
 
Nota : Algoritmul NIFO poate oricand lucra si in conditiile FIFO,LIFO. Daca preferati FIFO,LIFO valoarea diferentei de preturi va fi zero, in conditiile in care receptia cu pret diferit se face intr’o pozitie noua sau o pozitie mai veche dar cu stoc 0 (epuizat). Iata o balanta de stocuri :
 
 
Cutume Contabile

Beneficiile metodei NIFO sunt evidente :
1.Fisa de produs unica pe produs si mult simplificata (aceiasi indiferent de pretul de achizitie)
2.Pretul de Depozit actualizat (prin ultima receptie) la nivelul valorii de inlocuire.
3.Inventariere facila
4.Balanta de Stocuri Restransa
5.Solutii Informatice foarte mult simplificate (cu facilitati in retele de calculatoare)
 
Nota : Diferentele de pret sunt evidentiate in balantele de stocuri,pot fi verificate iar contabilizarea acestora este obligatorie pe fiecare Cont de Material . In cazul sistemului ATC 3.00 calculul diferentelor de preturi este automat,la fel si Nota Contabila care este inregistrata tot automat in Balanta de Verificare. Daca optati pentru FIFO,LIFO diferentele de preturi nu vor apare si in concluzie nici nota de diferente de preturi.
 
 
        Daca regulile enuntate mai sus, nu doriti sa le respectati, nu le’ati inteles, vi se par complicate sau pur si simplu sunteti obisnuti altfel …atunci, in mod sigur, nu acesta este programul de care aveti nevoie !!!
One comment on “Cutume Contabile
  1. MG spune:

    corectie la vanzarea cu amanuntul: daca se emit facturi pe baza bonurilor fiscale catre o persoana platitoare de TVA, atunci ele trebuie sa apara in D394…

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *

*

Etichetat cu: , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,
Postat în Despre ATC 3.00