Politici Contabile aplicate de ATC 3.00

Mai nou a intrat in vocaburul contabililor notiunea de “Politica Contabila” de care majoritatea auzise doar pe la televizor sau pe la formatorii CECCAR cu ocazia cursurilor de perfectionare.
In limbaj “simplificat” asta inseamna ca dumneavoastra trebuie sa explicati intr’un document scris intregul traseu (repetitiv) al documentelor dumneavoastra de la nivelul documentului primar, pana la Balanta de Verificare,principiile respectate,operatiunile efectuate,verificarile efectuate,modalitati de sinteza,si incadrarea acestor operatiuni in Normele Contabile in vigoare (mai nou sunt norme europene). Vrand…nevrand o parte din aceste obligatii se transfera si soft-ul de contabilitate pe care’l utilizati. De aceea consideram ca este util sa cunoasteti modalitatea in care am gandit si structurat ATC 3.00, pentru ca o buna parte din acest material va fi parte componenta a manualului.

Atrag din capul locului atentia,ca acest capitol,nu este efectiv un Manual de Politici Contabile ci este mai degraba un “Ghid pentru Manual de Politici Contabile”

ATC 3.0 lucreaza pe baza conceptului de “Contabilitate pe Jurnale,cu jurnale multiple” . Ca modalitate generala de calcul se aplica “Prelucrarea Progresiva”

Adica toate documentele primare sunt inpartite pe “tipuri de documente”,operate ca atare in mod cronologic,in module specializate si care ar trebuii sa reflecte in totalitate intrarile si iesirile patrimoniale ale unitatii . Principalele tipuri de documente primare sunt :

  1. Receptii Facuri furnizori marfa stocabila (in gestiuni Cantitativ/Valorice)
  2. Receptii Facturi furnizori marfa magazine (in gestiuni valorice)
  3. Receptii Bon Intrare Productie Proprie (in gestiuni Cantitativ/Valorice)
  4. Receptii Transferuri Intrare din alte Gestiuni (in/din gestiuni Cantitativ/Valorice)
  5. Receptii Facturi Servicii si materiale nestocate Transferuri Intrare din alte Gestiuni (din/in gestiuni Cantitativ/Valorice)
  6. Facturi Clienti Interni/Externi (din gestiuni Cantitativ/Valorice)
  7. Bonuri Fiscale Vanzari en_detail (din gestiuni Cantitativ/Valorice)
  8. 1 Bonuri Consum Productie (din gestiuni Cantitativ/Valorice) si 2 Bonuri Regularizatoare Stocuri Magazine (in/din gestiuni Valorice)
  9. Transferuri Iesire (din/in gestiuni Cantitativ/Valorice )
  10. Transferuri din Depozite catre Magazine Proprii (din gestiuni Cantitativ/Valorice in gestiuni Valorice ) Se adauga in continuare :
  11. Documente de Casa
  12. Documente Bancare
  13. Documente de Compensare
  14. Efecte Comerciale Furnizori

Datele aferente fiecarei tipologii sunt inregistrate in fisiere separate.
In concluzie,orice document primar poate fi contabilizat prin incadrarea intr’una din tipologiile de documente prezentate anterior. La acest nivel contabilizarea datelor este extrem de “firava” ,de maniera in care acestea sa poata fi operate/verificate de personal fara studii de specialitate. Dar intr’un sistem contabil,nu este suficient sa operam datele…ele trebuiesc si raportate.
Astfel,aferent fiecarui tip de document exista unul sau mai multe jurnale centralizatoare,pe diverse nivele de sinteza,si cu grad crescator de contabilizare. Din acest punct de vedere jurnalele se impart in :

Jurnale de Verificare si Control,cate unul pentru fiecare tip de document primar. Aceste jurnale contin date sintetice necontabilizate. (data doc,gest,total doc…etc) .Acestea se acceseaza cu ajutorul Modulului 26 si Modulului 27 . Iata un exemplu :
Politici Contabile aplicate de ATC 3.00
Tot la acest capitol pot fi amintite :

Jurnalele de Solduri Casa/Banca (Modul 12/2,Modul 13/2)
Jurnalele de Erori Casa/Banca. (Modul 12/7,Modul 13/7)

Jurnale Nota Contabila deasemenea cate unul pentru fiecare tip de document primar. Aceste jurnale contin date grupate pe anumite conturi de referinta dar nedezvoltate si la nivel de conturilor corespondente.Acestea se acceseaza cu ajutorul Modulelor 28-32
Politici Contabile aplicate de ATC 3.00
Nota : Jurnalele Nota Contabila sunt prezentate pe diverse grade de sinteza (pe gestiuni,restrans pe gestiuni,pe unitate). In functie de marimea unitatii se poate lucra cu o categorie sau alta de jurnale.

Jurnale Traditionale,sunt jurnalele obligatorii a oricarei contabilitati respectiv Balanta de Clienti,Balanta de Furnizori,Balanta de Stocuri,Registru Vanzari,Registru Cumparari,Registru de Casa,Raport de Gestiune…etc Aceste jurnale contin date din mai multe tipologii de documente grupate in diverse feluri. Acestea se acceseaza cu ajutorul Modulelor 12/3,33-38. Iata de exemplu imaginea unei Balante de Stocuri :
Politici Contabile aplicate de ATC 3.00
Fiecare din Jurnalele Nota Contabila devine la nivelul Balantei de Verificare o Nota Contabila adevarata in sensul clasic al cuvantului.
Ca Investigator de Cont la Nivelul Balantei de Verificare s-a ales Fisa Sah.
Politici Contabile aplicate de ATC 3.00
Organizarea Gestiunilor Cantitativ Valorice.

In programul ATC 3.00 gestiunile pot fi organizate ca gestiuni fizice,indiferent de conturile contabile care vor rula in aceste gestiuni. Exceptie face gestiunea de Mijloace Fixe care este o gestiune obligatorie , deoarece, existenta acesteia conditioneaza functionarea modulului de Mijloace Fixe.In principiu,gestiunile pot colabora intre ele prin transferuri. Deoarece programul nu are un nomenclator de produse,este bine sa se defineasca o gestiune principala,in care sa se inregistreze toate receptiile si una sau mai multe gestiuni secundare in care marfa ajunge prin transfer din gestiunea principala. In acest fel gestiunea principala este in acelasi timp si nomenclatorul de produse. Identificarea produselor dintr’o gestiune se face exclusiv dupa Codul de Reper,numit mai departe simplu Reper. Trebuie sa retineti un aspect foarte important si anume ca un acelasi produs (cu aceleasi caracteristici fizico-chimice…etc) poate avea doua sau mai multe Coduri de Reper,dar niciodata doua produse diferite nu pot avea acelasi Cod de Reper. Asa cum am spus mai sus,programul nu are un nomenclator de produse si ca atare, nu poate sesiza acest lucru,daca generarea produsului nou se face in alta gestiune decat cea principala. Din acest motiv este bine sa nu umblati la contorul de repere al stocului (mai ales in sens descrescator) si daca se poate receptiile sa se faca in totalitate in gestiunea principala. Programul va avea grija ca la orice reper nou sa aloce un cod nou (in sens crescator), de maniera,in care, sa impiedice alocarea aceluiasi Cod la marfuri diferite.
Transferul unui Reper intre gestiunile cantitativ-valorice se face Cont la Cont in sensul ca transferul nu permite schimbarea contului de material.Trecerea dintr’un cont in altul se poate face printr’o operatie rosu-negru,in aceeasi gestiune prin Modulul 4,dupa ce am generat anterior,un reper al aceluias produs,cu noul cont.

O gestiune cantitativ-valorica poate fi si un magazin cu vanzare preponderent en_detail (vezi Reguli Contabile) pe care dorim sa’l conducem cantitativ-valoric.

Descarcarea Gestiunilor Cantitativ-Valorice

ATC 3.0 permite conducerea evidentei stocurilor,dupa una din metodele FIFI,LIFO,NIFO in functie de dorinta dumneavoastra si necesitatile operative .

Organizarea Gestiunilor Valorice

Gestiunile Valorice se organizeaza deasemenea ca gestiuni fizice (pe locatii). O gestiune valorica poate fi incarcata in doua moduri :
1. prin transfer de marfa (Modulul 10),dintr’o gestiune cantitativ-valorica
2. prin Receptie Directa (Modulul 2) in Gestiunea Valorica
Ca gestiuni valorice pot fi definite exclusiv numai magazinele cu vanzare preponderent en_detail.
Descarcarea Gestiunilor Valorice

Descarcarea Gestiunilor Valorice se face la nivelul Balantei de Verificare,pe baza coeficientului K, prin calcul, si nota manuala. Am evitat sa automatizam aceasta operatie pentru a nu impune anumite reguli in configurarea planului de conturi personalizat al unitatii curente.

Contabilitatea Financiara
Contabilitatea financiara are ca scop stingerea obligatiilor si a creantelor,agentului economic si se executa prin :Casa,Banca,Efecte Furnizori,Compensari

Contabilitatea valutara

Contabilizarea valutei in Romania, se face prin conversia valutei utilizate, in moneda nationala (LEI). Cand nivelul tranzactiilor valutare creste,sau este preponderent,managementul valutei, reclama existenta catorva instrumente minimale de verificare si control,cu exprimare in valuta. ATC 3.00 va ofera :
-Registru de Casa Valutara
-Banca Valutara
-Facturi Furnizori Externi Bunuri in Valuta
-Facturi Furnizori Externi Servicii in Valuta
-Facturi Clienti Externi Bunuri in Valuta
-Facturi Clienti Externi Servicii in Valuta
-Fisa Clienti/Furnizori in Valuta

Atrag atentia,ca in cazul facturilor de clienti/furnizori (enumerate ma sus),continutul facturilor este in LEI(la curs),si numai valoarea totala a facturii este ceruta in moneda externa (EUR,USD…etc) ca in imaginea de mai jos. De remarcat ca unui partener extern i se asociaza in mod unic o singura valuta de tranzactionare,care ulterior nu se mai schimba.
Politici Contabile aplicate de ATC 3.00
Nota : In concluzie,contabilizarea valutei se poate face in LEI sau optional in moneda selectata. Trebuie sa facem o mentiune importanta ! Un partener (client/furnizor) nu poate opera in programul ATC 3.00 cu doua monede externe in acelasi timp. Daca se intampla totusi,acesta va fi inregistrat pe o noua pozitie de partener (client/furnizor) ,asociat fiind cu noua moneda. De asemenea un aviz ..razgandacilor !
O evidenta pornita in valuta nu mai poate fi trecuta strict numai la lei,decat reinregistrand partenerul pe o noua prozitie cu moneda RON,dupa ce in prealabil contul cu inregistrare in valuta este soldat. Diferentele de curs,se inregistreaza exclusiv in lei..
Inregistrarea Diferentelor de Curs la Solduri Clienti/Furnizori

Indiferent de modul in care inregistram tranzactiile valutare (in LEI sau VALUTA, periodic (lunar,trimestrial,semestrial),este necesara corectia soldului fiecarui client/furnizor extern in concordanta cu ,cursul curent pentru moneda utilizata. Pentru acest lucru se va utiliza Modulul 5 pentru dif de curs Clienti respectiv Modulul 11 pentru dif de curs Furnizori. In cazul diferentelor de curs clienti se va utiliza contul 765 in negru sau rosu dupa cum diferenta de curs este favorabila sau defavorabila.In cazul diferentelor de curs furnizori se va utiliza contul 665 in negru sau rosu dupa cum diferenta de curs este defavorabila sau favorabila.
Politici Contabile aplicate de ATC 3.00
Concluzia este ca,diferentele de curs se inregistreaza intocmai ca o factura externa de servicii cu bifa pusa pe casuta din imagine. Inregistrarea se face totdeauna in RON. In plus aceasta inregistrare nu va fi ‘trasa’ in D390 dar va fi raportata in toate celelalte jurnalele. La fel stau lucrurile si pentru clientii externi.


Managementul Planului de Conturi

Programul ATC3.00 poate lucra cu doua planuri de conturi. Un plan general de conturi la nivelul Master,Salarii,Imobilizari si un alt plan de conturi,customizat, derivat din operarea balantei ,la nivelul Balantei de Verificare. Daca si la nivelul Master,Salarii,Imobilizari doriti sa lucrati strict cu planul de conturi al balantei,aveti la discpozitie un comutator la Optiunea 45/8
Politici Contabile aplicate de ATC 3.00
Totusi ,pentru cabinetele de contabilitate,este bine sa retineti,ca o buna productivitate obtineti daca planul de conturi customizat al balantei de verificare,este efectiv parte din planul general de conturi,pentru toate unitatile prelucrate. In acest fel beneficiati in proportie de 100% de generatorul automat de note contabile care nu mai trebuie configurat. In plus obtineti o anume omogenitate in contari,intre toate unitatile prelucrate. Un singur amanunt de forma doresc sa’l subliniez si dumneavoastra sa’l respectati . La contul 371 aveti asa :

3711.xx – Gestiuni Cantitativ Valorice
371.xx – Gestiuni Valorice

Aceasta identivicare/separatie intre gestiunile cantitativ valorice si cele valorice,va ajuta sistemul sa calculeze automat descarcarea gestiunilor valorice.(calculul coef K). In caz contrar acest lucru se va face manual.

Note Contabile Automate si Simbolizarea acestora
Spuneam anterior,ca ATC 3.00 este un program care efectueaza o prelucrare progresiva a datelor. Respectiv faptul ca datele primare,trec mai intai prin stadiul de jurnal, si ulterior fiecare jurnal devine o nota contabila prelucrabila la nivelul balantei de verificare. Am convenit ca luna de luna,Notele Contabile predefinite,deci automatizate sa fie simbolizate chiar cu indicativul contului majoritar la care se refera nota. Astfel :
Nota 531 – va fi Nota de Casa (sau case)
Nota 512 -va fi Nota de Banca (sau banci)
Nota 421 -va fi Nota de Salarii
Nota 345 -va fi Nota de Productie
………………………………………..
s.a.m.d.

Evident ,ca manual,putem adauga o seama de alte note pe care le consideram necesare sub rezerva ca nr de identificare al acestora sa fie diferit de nr de identificare al notelor generate automat . Trebuie sa evitam sa modificam manual (la nivelul balantei de verificare) notele generate automat,deoarece reimportarea acestora,va conduce la pierderea modificarilor pe care tocmai le’ati efectuat.
In acest fel se creaza o corespondenta biunivoca intre notele contabile si jurnale,de maniera in care orice nota contabila va putea fi ‘imperecheata’ cu un jurnal analitic care o expliciteaza.

Efectuare Corectiilor si a Stornarilor.

Avand in vedere ca ATC 3.00 este un program deschis,unde toate datele (inclusiv cele istorice) sunt accesibile si modificabile,nu ar trebuii sa existe modificari prin storno. Totusi este bine sa stiti ca o stornare se executa fix pe acelasi traseu cu inregistrarea originala. Anumite documente cum sunt de exemplu retururile de marfa (clienti,furnizori sau miscari interne) se executa din capul locului,intocmai ca niste stornari,cu cantitati in rosu. La fel se executa si retururile de sume dela Clienti/Furnizori pe Casa si Banca. De exemplu o suma platita nejustificat unui furnizor se va returna tot prin creditul Casei/Bancii insa in rosu. Niciodata un retur de marfa sau bani,nu se va inregistra in negru deoarece in acest caz rulajele conturilor in cauza vor fi alterate sau nota va contrazice functionalitatea conturilor. Iata imaginea unui retur de livrare catre un magazin propriu.
Politici Contabile aplicate de ATC 3.00
In procesul de inregistrare al facturilor Clienti/Furnizori,pot apare diverse diferente datorate in mod special rotunjirilor. Diferentele sunt ‘fine’,dar cumulate in timp,fac necesare din cand in cand anumite corectii asupra soldului partenerilor. Aceasta operatie,se va executa la fel ca inregistrarea diferentelor de curs,aplicata asupra partenerilor din Romania,asa ca nu mai exemplificam.Ele vor trebuii privite ca niste note contabile regularizatoare. Atrag insa atentia ca aceste “facturi corectoare de sold” nu sunt importate in declaratia D394,in schimb apar in D300.(daca sunt purtatoare de tva).

Observatie :

Deasemenea corectiile globale asupra conturilor 401,411 se vor face strict la nivelul balantei de verificare. Nici modulul Master,nici modulul Salarii si nici modulul de Mijloace Fixe nu au suport pentru Note Contabile chioare,deoarece la aceste nivele cifrele au o expresie materiala clara (bani,stocuri,salarii,mijloace fixe). Mai precis, Balanta de Verificare se “aranjeaza” dupa cifrele din Master, Salarii, Mijloace Fixe si nu invers !

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *

*

Etichetat cu: , , , , , , , , , , , , ,
Postat în Despre ATC 3.00